Перевод смет из одной сметной программы в другую

Как часто вы сталкиваетесь с переводом смет из одной сметной программы в другую? По роду своей деятельности этот вопрос мы слышим каждый день!

Участвуя в тендерах, расширяя базы клиентов, подготавливая коммерческие предложения для новых заказчиков — в другие регионы или расширяя специфику работы, многие компании увеличивают «риски столкновения» с другой сметной программой, в которой была составлена или должна будет составлена сметная документация.

Что же происходит, когда организация узнаёт, что сметная документация должна быть составлена и сдана в формате другой сметной программы? 

Изначально все пытаются договориться, сдать смету в печатном виде, или универсальном формате АРПС, который придумали много лет назад, для передачи информации. 

Но оба эти варианта весьма не идеальны. Т.к. для проверки документации в печатном виде, смету проверяющим придется набить самостоятельно. Хорошо, когда смета небольшая, а вот когда она уже более 100 позиций, возмущению нет предела! Тогда выбирают второй вариант: а давайте сдадим ее в формате АРПС?!  И тут как всегда есть свои “подводные камни”. 

Проблемы, с которыми сталкивается сметчик при импорте из формата АРПС

• Проблема определения базы. Некоторые программы (например, “РИК”, “Смета-Багира” и т.д.) в своем шифре имеют буквенное обозначение нормативной базы, отличное от ТЕР и ФЕР. Таким образом, перевызов расценок в нужную нормативную базу затруднен. Что в некоторых программах решается использованием альтернативной кодировки, заменой с помощью групповых операций, или отсечением лишней буквенной части при импорте. Также потребуется перевызов расценок, а нужной нормативной базы может просто не оказаться, да и вид работ придется тогда назначать вручную.

• Перенос коэффициентов. Будь это повышающие или понижающие коэффициенты — не важно, при переносе их необходимо будет в 90% случаев внести вручную. Опыт в работе со сметной программой подсказывает использовать групповое изменение позиций, за исключением коэффициентов, которые применяются на конкретные позиции (типа демонтаж, слой и т.д., которые необходимо будет проверить вручную).

• Перенос индексов и текущих цен. Тоже весьма и весьма затруднен, в этом случае проще просто применить их заново, чем проверять каждую позицию вручную. Такие индексы у нас всегда есть.

• Итоги сметы. Ведь нужно, чтобы они совпали! Тут тоже всё не так гладко. В каждой программе заложен свой алгоритм создания итогов, соответственно шаблоны, которые вы использовали в своей программе не будут читаться уже в другой программе. Но так как мы имеем очень богатую базу и опыт в создании и переносе данных смет подобрать нужные итоги или создать шаблон по крайней мере для нас достаточно просто.

• Различные алгоритмы округления. Во многих сметных программах они различаются, что может привести к расхождениям в итогах сметы и к временным затратам на подгонку этих самых итогов.

• Ресурсы, замененные в позиции. Повторяй хоть сто раз, что так делать не надо (“Ай-ай-ай” говорит МДС-35, а он пока еще действует!), но все равно большинство этим пользуется. И начинается поиск в позиции: “а что же такое тут вычли или добавили?” :)

• Подчиненные строки. Не во всех сметных программах это есть, а многие требуют, чтобы “вот были и всё”! Мы знаем как правильно объяснить заказчику, что в какой-то программе нет этих строк. Как отнести материал к работе, не подчиняя его к строке.

• Реквизиты документа. Небольшая проблема. В большинстве случаев, все их дописывают вручную.

• Разделы/подразделы/заголовки не всегда корректно могут перейти, что также требуют внимания со стороны проверяющего.

• Позиции по прайс-листам. Тоже немаловажный вопрос. При переносе из программы в программу теряется формула расчета стоимости. Прайс листовой позиции, а получаете только итоговую сумму. При необходимости отображения формулы есть 2 варианта: внести ее в наименование позиции или в каждой позиции в программе внести формулу заново.

• Затраченное время. Главный недостаток переноса смет между форматами программам. Ведь оно есть далеко не у всех, а чаще всего вообще «горит». Это только кажется, что все просто — «перенести из одной сметной программы в другую», из «Гранд-смета в Смета.ру», из «РИК в Гранд», «из Смета.ру в Турбосметчик», «из Гранда в Визард», «из Гранд-смета в РИК», «из Гранд-смета в 1С»  и другие всевозможные варианты — по факту у многих руки опускаются.

Перечислять все трудности, с которыми вы столкнетесь при переносе смет нет смысла, так как все это индивидуально, а также зависит от конкретных программ (откуда и куда вы передаете/перебрасываете). Вот и возникает вопрос: что же делать? Нужно сдать в другой сметной программе смету (а иногда акт), потому что выиграли тендер и после выполнения работ. И хочется побыстрее получить оплату за него.

Не всегда компания, может позволить покупать себе под каждого заказчика новую сметную программу, базу, а также тратить время, чего уж греха таить и деньги на обучение. Чтобы сразу составить сметную документацию в нужной программе. Хоть иногда в документации и указано (обычно формально), что можно и АРПС, XML, ESTML, SOBX … Но по факту выясняется, что нужно и в формате программы. Иногда просто нерезонно приобретать программу ради одной – двух смет.

Много сейчас говорят про импорт из формата XML, или же скопировать напрямую из Excel и MS Word. Полезная функция, про которую не все знают, этот функционал есть в «Гранд-смета» и «Госстройсмета». Кстати, есть сметные программы, которые выпускают сметы с формулами в Excel, и при замене количества сумма пересчитывается. Многие этим пользуются и создают из сметы своеобразный акт, но это уже отдельная тема. Но все эти варианты также имеют свои недостатки, большинство из которых аналогично вышеупомянутому формату АРПС.

Что делать? Экономить время и деньги!

Вы всегда можете обратиться к нам за помощью. Мы единственные, кто владеет всеми сметными программами (Гранд-смета, Smeta.ru, Строительный эксперт: Турбосметчик, Госстройсмета, РИК, Смета-Багира, SmetaWizard, A0, Гектор, Арос), базами, индексами, ценниками и т.д., кто имеет большой опыт в переносе данных из одной сметной программы в другую.

Предлагаем взять часть этих забот на себя, помочь с переносом смет, созданием актов, сводных, объектных смет в любой сметной программе, потому что мы на этом «собаку съели». Сделать «такую же смету, только в «Гранд-смете», «пересчитать смету» — это к нам!